PEMUTAHIRAN DAN PENGUMPULAN DATA EMIS SEMESTER GENAP TP.2015/2016 BERBASIS MS. EXCELL

Nomor    :     B- 418/Kk.12.05/HM.00/06/2016                                                     09 Juni  2016
Sifat        :     Penting
Lampiran :     -

Kepada Yth.
Pimpinan Pondok Pesantren/PPS/Penyelenggara Wajar Dikdas/MDT/LPQ/TKQ/TPQ/TQA
dan Pondok Pesantren/ Satuan Pendidikan Muadalah
Di Lingkungan Kantor Kementerian Agama Kab. Garut

Assalamualaikum Wr. Wb.

Berdasarkan surat Direktorat Jenderal Pendidikan Islam Kementerian Agama RI, Nomor : 1502/DJ.I/Set.I/OT.01.1/05/2016, Tanggal 9 Mei 2016 Tentang Pengantar Pemutahiran Data EMIS PD-Pontren Semester Genap TP 2015/2016 dan sudah diluncurkannya Aplikasi EMIS Desktop, untuk itu agar melakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Segera mengisi Format Data EMIS berbasis Ms. Excel Semester Genap TP 2015/2016 (baca dan pelajari petunjuk yang telah ditetapkan);
2. Pastikan data yang tercantum pada EMIS benar-benar Valid (sesuai dengan data sesungguhnya), LENGKAP, TIDAK ADA kolom data yang KOSONG, dan TIDAK DIPERKENANKAN mengisi data jika tidak ada datanya dengan menuliskan – (strip) atau 000000 ;
3. Setelah semua kolom terisi, pastikan dengan mengecek pada sheet Validasi Data dan hasilnya harus OK semua.
4. Pada nama lembaga tidak perlu diawali dengan singkatan Pesantren, Ponpes, PPS, MDT, LPQ, TKQ, TPQ, TQA Cukup menuliskan nama Lembaga saja Contoh : Miftahul Islamiyah
5. Kolom titik koordinat (Latitude dan Longitude) harus diisi, untuk membantu mencarinya bisa menggunakan internet GOOGLE MAPS.
6. Penggunaan huruf KAPITAL hanya pada hurup awal setiap kata Contoh : Nurul Huda
7. Penulisan alamat cukup sampai RT dan RW tidak perlu menuliskan Desa, Kecamatan, Kabupaten karena ada pada kolom yang lain contoh : Kp. Cigentur RT.03 RW.04
8. Jika Data di Copy dari data format EMIS sebelumnya, dalam hal melakukan Vaste nya harus menggunakan Vaste Values.
9. Terkait dengan data Penerima PIP, KKS dan Data Pendukungnya (Nomor PIP, Nomor KKS, Nomor KK, NIK dan lain-lain) mohon dengan sangat untuk diisi dan dipastikan akurasinya jangan asal isi.
10. Untuk Madrasah Diniyah, TKQ/TPQ/TQA dan Pondok Pesantren Muadalah, File Emis Ms. Excel setiap Lembaga yang sudah lengkap/ sukses (OK) di buat dalam satu File dengan format File (masing-masing lembaga) : Nomor Statistik Nama Lembaga Kecamatan.
    Contoh :
    
    • Untuk MDTA     : 311232050001 MDTA Al Hidayah Garut Kota
    • Untuk MDTW     : 321232050001 MDTW Al Hidayah Garut Kota
    • Untuk TKQ     : 401232050001 TKQ Al Hidayah Garut Kota
    • Untuk TPQ     : 411232050001 TPQ Al Hidayah Garut Kota
    • Untuk TQA     : 421232050001 TQA Al Hidayah Garut Kota
    • Untuk Pondok Pesantren Muadalah    : 512032050001 PPM Al Hidayah Garut Kota
11. File Emis Excel yang sudah lengkap/ sukses (OK) dikirimkan/ di emailkan paling lambat tanggal 23 Juni 2016 ke :
    
    • Untuk Madrasah Diniyah (MDTA/MDTW) menghubungi FKDT Kabupaten/ FKDT Kecamatan masing-masing atau Contact Person No HP 085221359224, Alamat Email : dpc.fkdtkabgarut@gmail.com, untuk selanjutnya di rekaf oleh FKDT Kabupaten;
    • Untuk TKQ/TPQ/TQA menghubungi FTPQ Kabupaten dengan Contact Person No HP 085320602989, Alamat Email : adesitimaryam@yahoo.com, untuk selanjutnya di rekaf oleh FTPQ Kabupaten.
    • Untuk Pondok Pesantren Muadalah langsung di emailkan ke emispontrengarut@gmail.com;
12. Untuk Pondok Pesantren Umum dan PPS/ Wajar Dikdas, File Emis Ms. Excel (Lembaga dan Santri) yang sudah lengkap/ sukses (OK) kemudian di Validasi/ dibackup dengan menggunakan Aplikasi Dekstop (username: 200032050000, password: managerpontren) kemudian setelah selesai/ sukses selanjutnya di gabung dalam satu Folder (terdiri dari File Ms Excel Lembaga, File Ms Excel Santri, Folder Backup dan Folder Database), dengan format Folder (masing-masing lembaga) : Nomor Statistik Nama Lembaga Kecamatan.
    Contoh :
    
    • Untuk Pondok Pesantren (Umum)    : 510032050001 PP Al Hidayah Garut Kota
    • Untuk Pondok Pesantren Wajar Dikdas/ Salafiyah : 510332050001 PPS Al Hidayah Garut Kota
    Selanjutnya di emailkan ke emispontrengarut@gmail.com dan pokjaponpesgrt@yahoo.com paling lambat tanggal 23 Juni 2016, untuk Contact Person No. HP. 081323288099.
13. Bagi Lembaga yang Kode Awal Nomor Statistiknya berbeda (tidak sesuai dengan contoh di atas) mohon segera menghubungi Seksi PD. Pontren Kemenag Garut untuk dilakukan perubahan sebagaimana mestinya (membawa SK ijin operasional lama).
14. Surat Resmi tentang pemutakhiran dan pengumpulan data EMIS
15. Berikut Format EMIS Excel PD PONTREN dan Aplikasi Dekstop Pondok Pesantren :

1. Form Lembaga Pontren Umum GenapTP 2015-2016
2. Form Santri Pontren Umum Genap TP 2015-2016
3. Form Pontren Wajar Dikdas Salafiyah Genap TP 2015-2016
4. Form Santri Wajar Dikdas Salafiyah Genap TP 2015-2016
5. Form Diniyah Takmiliyah Genap TP 2015-2016
6. Form LPQ Genap TP 2015-2016
7. Form EMIS PDF Muadalah 2016 Lembaga
8. Form EMIS PDF Muadalah 2016 Santri
9. Aplikasi Dekstop Pondok Pesantren Genap TP 2015-2016
10. Juknis Aplikasi Desktop EMIS pdf 
11. Juknis Aplikasi Desktop Power Point
12. Alur Updating Data Genap TP 2015-2016 PD.Pontren
    

Demikian kami sampaikan untuk segera ditindak lanjuti sebagaimana mestinya.

Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.


a.n.    Kepala
    Kepala Seksi PD Pontren


    Ttd.

    Edi Imroni

Tembusan :
Kepala Kantor Kemenag Kab. Garut